Komunikimi telefonik dhe elektronik me institucionet me sfida të shumta

PETRIT SARAÇINI dhe MERITON TUSHA

Telefona që cingërojnë e nuk i ngre askush, moskthim i përgjigjeve në pyetje të dërguara në adresa zyrtare të postës elektronike, kontakte të papërditësuara, ueb faqe me funksionalitet të larmishëm, mungesë e informatave në gjuhën shqipe. Këto janë disa nga mangësitë më të theksuara që i konstatoi hulumtimi i Institutit për Media dhe Analitikë IMA, me të cilin u përfshinë 16 ministri dhe 2 institucione tjera publike, e i cili kishte për qëllim të vlerësojë funksionalitetin e numrave telefonik zyrtar, postës elektronike zyrtare dhe ueb faqeve të institucioneve, si forma të rëndësishme për komunikim me qytetarët në këtë erë digjitale.

Fakti se prej 18 institucioneve të kontaktuara përmes telefonit, vetëm 5 u përgjigjën në telefonin zyrtar të shpallur publikisht, dhe se vetëm 8 ministri u përgjigjën në pyetjet e dërguara me përmes postës elektronike – flet shumë.

Për hulumtimin dhe metodologjinë

Në kuadër të projektit “Përmes depolarizimit deri në institucione demokratike, stabile, inkluzive: kontribut i shoqërisë civile”, IMA realizoi një hulumtim mbi funksionalitetin e komunikimit elektronik të institucioneve shtetërore me qytetarët. Më konkretisht, në suaza të këtij hulumtimi analizohet komunikimi elektronik i të gjitha ministrive të Qeverisë së Republikës të Maqedonisë së Veriut, si dhe dy institucioneve tjera publike – Qendrës Ndërkomunale për Punë Sociale të Qytetit të Shkupit, si dhe Drejtorisë për Udhëheqjen e Librave Amë – si dy institucione ku qytetarët drejtohen shpesh për të realizuar nevojat e tyre.

Hulumtimi përfshin analizë të komunikimit të këtyre institucioneve përmes numrave telefonik zyrtarë të cilat janë shënuar si telefona për kontakt në ueb-faqet zyrtare, analizë e funksionalitetit të postës elektronike si dhe analizë të funksionalitetit të ueb-faqeve zyrtare, shërbimeve që ato ofrojnë, por edhe pengesave me të cilat përballen gjatë kryerjes së shërbimeve për qytetarët përmes komunikimit elektronik.

Në fazën e parë, Instituti për Media dhe Analitikë përgatiti pyetësor (që më pas u dërgua deri te këto 18 institucione përmes e-mailave zyrtarë), i cili përmbante dy pyetje:

1. Në çfarë mënyre mund t’i drejtohen qytetarët institucionit tuaj në formë elektronike?

2. Në këtë drejtim, si e vlerësoni funksionalitetin e faqes suaj të internetit, a ofron ajo informacione që u nevojiten qytetarëve? A keni sfida me praninë e institucionit tuaj në internet (funksionaliteti i ueb-faqes, e-mail-ave, formularë që qytetarët mund t’i plotësojnë online, etj.) dhe çfarë ndërmerret për të adresuar sfidat, nëse ka të tilla?

Në fazën e dytë, duke u bazuar në kontaktet të regjistruara në ueb faqet e këtyre 18 institucioneve, IMA bëri një përmbledhje të kontakteve telefonike dhe të email adresave zyrtare. Fillimisht, në të gjitha adresat u dërgua pyetësori, e më pas vijoi pjesa e telefonimit të ministrive dhe institucioneve, ku u telefonuan të gjitha numrat që kishin në dispozicion në ueb-faqet e tyre, dy herë në një interval kohor katër ditor gjatë orarit të punës (më 05.10.2023 telefonata e parë, më 09.10.2023 telefonata e dytë – duke u përjashtuar nga thirrja institucionet që veçmë kishin kthyer përgjigje ndaj pyetësorit të dërguar në mënyrë elektronike përmes e-postës).

Qasshmëria e institucioneve: Shumica nuk e ngrenë telefonin zyrtar dhe nuk u përgjigjen e-mailave

Prej 18 institucioneve shtetërore të cilat u kontaktuan përmes thirrjeve telefonike më datën 05.10.2023, nuk ishin të qasshme 13 prej tyre:  Ministria për Sistem Politik dhe Marrëdhënie Ndërmjet Bashkësive, Ministria e Punëve të Brendshme, Ministria e Punëve të Jashtme, Ministria e Financave, Ministria e Shëndetësisë, Ministria e Transportit dhe Lidhjeve, Ministria e Ekonomisë, Ministria e Arsimit dhe Shkencës, Ministria e Punës dhe Politikës Sociale, Ministria e Vetëqeverisjes Lokale, Ministria e Bujqësisë, Pylltarisë dhe Ekonomisë së Ujërave, institucioni publik Qendra Ndërkomunale për Punë Sociale e Qytetit të Shkupit, si dhe Drejtoria për Udhëheqjen e Librave Amë.

Institucionet që iu përgjigjën thirrjeve telefonike në këtë datë ishin Ministria e Mbrojtjes, Ministria e Drejtësisë, Ministria e Kulturës, Ministria e Shoqërisë Informatike dhe Administratës dhe Ministria e Mjedisit Jetësor dhe Planifikimit Hapësinor.

Pas 4 ditëve, më 09.10.2023, IMA tentoi të kontaktojë përmes telefonit përsëri me ato institucione të cilat nuk kishin kthyer përgjigje në pyetësorin e dërguar paraprakisht. Edhe në tentativën e dytë, prej 10 institucioneve të kontaktuara, 9 nuk e ngritën telefonin zyrtar: Ministria për Sistem Politik dhe Marrëdhënie ndërmjet Bashkësive, Ministria e Drejtësisë, Ministria e Transportit dhe Lidhjeve, Ministria e Ekonomisë, Ministria e Kulturës, Ministria e Punës dhe Politikës Sociale, Ministria e Vetëqeverisjes Lokale, institucioni publik Qendra Ndërkomunale për Punë Sociale e Qytetit të Shkupit, si dhe Drejtoria për Udhëheqjen e Librave Amë. I vetmi institucion që iu përgjigj thirrjes telefonike në këtë datë ishte Ministria e Shoqërisë Informatike dhe Administratës.

Prej 18 institucioneve, të cilëve IMA u dërgoi pyetje përmes postës elektronike të dhënë në ueb faqet zyrtare, përgjigje kthyen vetëm 8 ministri: Ministria e Arsimit dhe Shkencës, Ministria e Shëndetësisë, Ministria e Bujqësisë, Pylltarisë dhe Ekonomisë së Ujërave, Ministria e Punës dhe Politikës Sociale, Ministria e Mbrojtjes, Ministria e Shoqërisë Informatike dhe Administratës, Ministria e Vetëqeverisjes Lokale dhe Ministria e Punëve të Jashtme.

Deri në publikimin e këtij hulumtimi, 10 institucione nuk kthyen përgjigje ne pyetjet e dërguara në adresat e postës elektronik të shpallura në ueb-faqet e tyre: Ministria për Sistem Politik dhe Marrëdhënie ndërmjet Bashkësive, Ministria e Punëve të Brendshme, Ministria e Drejtësisë, Ministria e Financave, Ministria e Transportit dhe Lidhjeve, Ministria e Ekonomisë, Ministria e Kulturës, Ministria e Mjedisit Jetësor dhe Planifikimit Hapësinor, si dhe Qendra Ndërkomunale për Punë Sociale e Qytetit të Shkupit dhe Drejtoria për Udhëheqjen e Librave Amë.

Qytetarët u drejtohen shpesh institucioneve përmes postës elektronike, për informim të tyre përdoren edhe rrjetet sociale

Në lidhje me pyetjen e parë të pyetësorit, se si qytetarët mund ta kontaktojnë institucionin përkatës në mënyrë elektronike, sipas përgjigjeve të dhëna, mund të konstatohet se forma kryesore elektronike e kontaktit me qytetarët është komunikimi përmes postës elektronike, gjegjësisht e-mailit.

“Më së shumti komunikojmë përmes adresës elektronike zyrtare të MASH – contact@mon.gov.mk, dhe jemi present edhe në rrjetet sociale, më gjegjësisht në Fejsbuk”, thuhet në përgjigjen e Ministrisë së Arsimit dhe Shkencës.

Nga Ministria e Shëndetsisë thonë se qytetarët në përgjithësi u drejtohen në formë të shkruar. “Në formën elektronike më së shumti na drejtohet grupmosha deri në 50 vjeç, përmes kontaktit me email, përmes emailit të PR-it (të përfshirë në komunikim)”, thuhet në përgjigjen e kësaj ministrie.

Nga Ministria e Bujqësisë po ashtu cekin se qytetarët mund t’i kontaktojnë në mënyrë elektronike në e-mail adresën zyrtare: info@mzsv.gov.mk. “Në të njëjtën kohë, janë publikuar edhe adresat e emaileve të kontakteve të punonjësve tonë, të rregulluara sipas sektorëve të ndryshëm”, informojnë nga kjo ministri.

Edhe nga Ministria e Punës dhe Politikës Sociale u përgjigjën se qytetarët mund të drejtohen tek Ministria në mënyrë elektronike përmes postës elektronike.

Lidhur me mënyrën e adresimit elektronik të qytetarëve, Ministria e Shoqërisë Informatike dhe Administratës (MShIA) dha një përgjigje më të detajuar me instruksione:

“Qytetarët në përgjithësi mund të drejtohen në mënyrë elektronike tek institucionet përmes metodave në vijim:

E-postës: Sigurimi i një adrese emaili kontakti për qytetarët që të dërgojnë pyetjet dhe kërkesat e tyre.

Formularëve Onlajn: Institucionet mund të ofrojnë formularë onlajn që qytetarët mund ti plotësojnë dhe ti dërgojnë me kërkesat apo ankesat e tyre.

Posta elektronike për kërkesat dhe ankesat: Disa institucione mund të kenë e-postë ose portal specifik për marrjen e kërkesave dhe ankesave nga qytetarët”, thuhet në përgjigjen nga MSHIA.

Përgjigje të hollësishme dha edhe Ministria e Mbrojtjes, nga ku theksojnë se me çështjen e marrëdhënieve me publikun kanë persona të angazhuar që merren me atë punë. Lidhur me komunikimin me qytetarët, nga kjo ministri informojnë se kanë hapur disa kanale komunikimi me qytetarët që monitorohen vazhdimisht.

“Përkatësisht, çdo qytetar mund të kontaktojë Ministrinë në disa numra telefoni të vendosur qartë dhe lehtësisht të qasshëm në ueb-faqen e Ministrisë, në rubrikën Kontakt, të sistemuar sipas fushës në të cilën personi i caktuar ka pyetje. Nëse bëhet fjalë për përfaqësues të medias, këto janë kontaktet për mediat me numrat e telefonit të personave përgjegjës për marrëdhëniet me publikun, dhe për çështjet që kanë të bëjnë me mbrojtjen janë vendosur dy persona kontaktues nga kjo fushë më e gjerë. Numrat e telefonit janë vendosur edhe të të gjithë drejtuesve e departamenteve në Ministri, nëse personi e di saktësisht se cilës nënfushë të mbrojtjes i referohet pyetja në fjalë. Në faqen e internetit gjenden numrat e telefonit (dhe adresat, të vendosura qartë në hartën e Maqedonisë së Veriut) të të gjitha njësive rajonale të MM-së, nëse pyetjet kanë të bëjnë me çështje që kanë të bëjnë me detyrat e njësive rajonale. E njëjta gjë vlen edhe për adresat elektronike të personave për kontakt me media (e-mail institucional dhe e-mail profesional personal të zyrtarëve të marrëdhënieve me publikun), si dhe adresat e postës elektronike për çështje që lidhen me mbrojtjen dhe adresat elektronike të drejtuesve të sektorëve. Theksojmë se ueb-faqja e MM-së ofron qasje të lehtë në informacione gjithëpërfshirëse në lidhje me Qasjen e Lirë në Informacione Publike, së bashku me detajet e kontaktit, të gjithë formularët e nevojshëm dhe një broshurë për kërkimin e informacionit në përputhje me këtë ligj. Ministria mban edhe komunikim të vazhdueshëm dhe të dyanshëm me qytetarët përmes rrjeteve sociale, ku në vazhdimësi monitorohen dhe u përgjigjen pyetjeve të ngritura përmes platformës Fejsbuk, të cilën qytetarët e përdorin në mënyrë aktive”, thuhet në përgjigjen e Ministrisë së Mbrojtjes.

Nga Ministria e Vetëqeverisjes Lokale thonë se e kanë e-mail adresën zyrtare info@mls.gov.mk, në të cilën çdo qytetar mund të drejtohet për të gjitha çështjet në interes të tyre, përfshirë edhe ankesat e qytetarëve për realizimin e kësaj të drejte ligjore. “Në ueb-faqen e ministrisë është e publikuar lista e të gjithë punonjësve me kontakte në të cilat çdo qytetar mund të drejtohet drejtpërdrejtë”, thuhet në përgjigjen e kësaj ministrie.

Nga Ministria e Punëve të Jashtme cekin se qytetarët mund t’u drejtohen duke dërguar email në njërën nga adresat elektronike të publikuara të Ministrisë së Punëve të Jashtme: mailmnr@mfa.gov.mk; vizencentar@mfa.gov.mk , globalsos@mfa.gov.mk. “Për shërbimet konsullore në përfaqësitë diplomatike konsullore të RSM jashtë vendit, Ministria e Punëve të Jashtme ka sistemin ekonzulat.gov.mk, ku qytetarët mund t’i kërkojnë shërbimet në mënyrë elektronike. Gjithashtu, për disa nga këto shërbime konsullore në sistem, dokumentet mund t’i dorëzohen qytetarit me postë”, thuhet në përgjigjen e Ministrisë së Punëve të Jashtme.

Ministritë thonë se kanë ueb-faqe funksionale që përmbajnë informatat e nevojshme për qytetarët, vetëm pak prej tyre ankohen për probleme

Në pyetjen për të vlerësuar funksionalitetin e ueb-faqeve, ofrimin e informacione që u nevojiten qytetarëve dhe sfidave me praninë në internet, pothuajse të gjitha ministritë shprehen të kënaqura me funksionalitetin e ueb-faqeve të tyre dhe informatave që u ofrohen qytetarëve në formë elektronike.

“Ueb-faqja është e strukturuar mirë, rregullisht e përditësojmë me informacione dhe është e lehtë për tu kërkuar. Kur ka konkurse aktive për bursa, akomodim në konvikte studentore apo të nxënësve apo diçka të ngjashme (gjë që kërkohet më shpesh nga vizitorët), ato vendosen në pozicion më të dukshëm ose krijohet një baner i veçantë”, thuhet në përgjigjen e Ministrisë së Arsimit dhe Shkencës.

Nga Ministria e Shëndetësisë theksuan se në ueb-faqen e tyre janë të publikuara të gjitha informacionet e duhura për qytetarët, duke përfshirë edhe ligjet. Si sfidë për këtë ministri shfaqen formularët, ngaqë nënshkrimi elektronik paraqet një pengesë. “Ministria e Shëndetësisë publikon të gjitha ligjet, ndryshimet ligjore, rregulloret apo aktet e tjera nënligjore, programet dhe informacione shtesë. Ne besojmë se faqja jonë e internetit është në nivel funksional. E-mailet, duke qenë se janë të hostuara përmes paketave të Microsoft-it, funksionojnë pa probleme. Sfidë për ne janë formularët për shkak të nënshkrimit elektronik, të cilin po përpiqemi ta implementojmë”, thuhet në përgjigjen e kësaj ministrie.

Edhe nga Ministria e Bujqësisë vlerësojnë se të gjitha informacionet dhe të dhënat që do të ishin të dobishme për përdoruesit janë të publikuara në faqen e tyre të internetit. “Ne rregullisht publikojmë dhe i përditësojmë informacionet në faqen e internetit në përputhje me nenin 10 të Ligjit për Qasje të Lirë në Informacione Publike. Ky informacion është lehtësisht i arritshëm përmes banerit për 21 dokumente të postuar në faqen kryesore të ueb-faqes. Për dy vite radhazi, sipas Indeksit të Transparencës Aktive, si institucion jemi në grupin e institucioneve me transparencë shumë të mirë”, bëjnë me dije nga kjo ministri.

Sipas mendimit të Ministrisë së Punës dhe Politikës Sociale, faqja e tyre e internetit ofron informacione të mjaftueshme për të cilat qytetarët kanë nevojë. “Sa i përket sfidave që lidhen me karakteristikat tekniko-teknologjike të TIK (teknologjive informatike të komunikimit)  të përdorura në MPPS, po bëhen përpjekje për përmirësimin e tyre”, informojnë nga kjo ministri.

Nga Ministria e Shoqërisë Informatike dhe Administratës theksojnë se për të vlerësuar funksionalitetin e ueb-faqes, institucioni mund të kryejë veprimet vijuese:

  • Rishikimi i mënyrës se si qytetarët ndërveprojnë me faqen e internetit dhe hulumtimi i nevojave dhe sugjerimeve të tyre për përmirësime.
  • Testimi i funksionaliteteve: Ekzaminimi i funksionaliteteve të faqes në internet përmes testimit nga përdoruesit ose testuesit.

“Sfidat me praninë e një institucioni në internet mund të përfshijnë: Ruajtja e informacionit dhe shërbimeve aktuale në faqen e internetit; Sigurimi i funksionimit të pandërprerë të faqes në internet”, thuhet në përgjigjen e MSHIA.

Ministria e Mbrojtjes thonë se ueb-faqja e tyre ka dizajn modern, lehtësisht të qasshëm, e strukturuar sipas nevojave për qasje në informacion për çdo qytetar. Ajo gjithashtu ofron mjete shtesë për shikim më të lehtë, si rritja dhe zvogëlimi i tekstit, pamja pikturë njëngjyrëshe, p.sh. opsioni i Greyscale, opsioni i kontrastit të lartë, kontrasti negativ, sfondi i lehtë dhe ndryshimi i fontit. Faqja është responsive dhe lehtësisht e adaptueshme për çdo pajisje. Të gjitha dokumentet dhe formularët që ngarkohen në ueb-faqe mund të shkarkohen lehtësisht, dhe Ministria është duke punuar në rritjen e sasisë së informacionit që ngarkohet, i cili është në formë të hapur që lehtë shkarkohet dhe analizohet më tej. Kjo vlen për pjesën e informacionit financiar të postuar në faqen e internetit.

“Për sa i përket sasisë së informacionit, theksojmë se Ministria i kushton vëmendje të veçantë vendosjes proaktive të informacionit në faqen e internetit, gjë që çoi në pozicionimin e Mbrojtjes në vendin e parë sipas transparencës aktive, katër vjet radhazi, dhe tri vitet e fundit me 100-përqind përmbushje të kritereve”, theksojnë nga kjo ministri.

“Vendin qendror të faqes së internetit e zë e ashtuquajtura “Linja e transparencës”, e cila për mbrojtjen është një standard i artë nga i cili nuk devijojmë. Gjegjësisht, në këtë linjë me një klikim mund të gjeni informacione lidhur me “Pyetjet e bëra më shpesh”, pyetësorët dhe pagat e zyrtarëve në Ministrinë e Mbrojtjes, informacione për këshilltarët specialë dhe oficerët e kabinetit, raportet e auditimit dhe mbikëqyrjen inspektuese dhe informacione të tjera (segmenti “Publiku ka të drejtë të dijë”); pastaj informacion gjithëpërfshirës për Qasje të lirë në informacione publike; pjesa e Legjislacionit me Kushtetutën dhe të gjitha vendimet ligjore që kanë të bëjnë me mbrojtjen; dokumentet strategjike në MM; informacion gjithëpërfshirës për buxhetin e MM-së, d.m.th. buxhetin sipas viteve (në formë të hapur Excel dhe si ekstrakt nga Fletorja Zyrtare), planin financiar vjetor të shpenzimeve sipas tremujorëve, zbatimin e buxhetit sipas tremujorëve, llogaritë përfundimtare dhe bilancin tatimor”, shpjegohet në përgjigjen e Ministrisë së Mbrojtjes.

Më tej, nga kjo ministri cekin se informacione të plota mund të gjenden gjithashtu në fushën e prokurimit publik (seksioni “Prokurimi publik”), ku planet e prokurimit publik (me të gjitha ndryshimet, nëse ka të tilla) janë postuar në ueb-faqe, e me lidhje të drejtpërdrejtë me ueb-faqen Sistemit Elektronik të Prokurimeve Publike janë të vendosura edhe shpalljet e publikuara, prokurimet e planifikuara, kontratat e lidhura dhe kontratat e realizuara. Në një dritare të vendosur qartë mund të gjenden gjithashtu edhe anekset eventuale të kontratave.

“Qartësia e pasqyrimit dhe disponueshmëria e lehtë e të dhënave konfirmohet edhe nga hulumtimi i bërë nga sektori joqeveritar, i cili na pozicionon në majat e transparencës aktive. Faqja e Ministrisë dhe e-mail adresat përdorin nivel të lartë mbrojtjeje dhe, nga ky aspekt, jashtëzakonisht rrallë mund të ndodhin sfida të caktuara në komunikim, por të njëjtat, duke pasur parasysh se personat për marrëdhënie me publikun dhe personat e listuar si kontakt në fushat përkatëse përdorin më shumë mjete komunikimi dhe janë vazhdimisht të qasshëm,  tejkalohen pa asnjë vonesë”, thuhet në përgjigjen e Ministrisë së Mbrojtjes.

Nga Ministria e Vetëqeverisjes Lokale theksojnë se kanë e-mail adresën zyrtare info@mls.gov.mk në të cilën çdo qytetar mund të drejtohet për të gjitha çështjet në interes të tij, përfshirë edhe parashtresat e qytetarëve për realizimin e kësaj të drejte ligjore. Në faqen e Ministrisë është publikuar edhe lista e të gjithë punonjësve me kontakte, të cilëve çdo qytetar mund t’u drejtohet drejtpërdrejt. Nga kjo ministri po ashtu bëjnë me dije  se kanë zyrtar për sigurimin e qasjes së lirë në informatat e karakterit publik, e kontakt – informatat si dhe formulari për paraqitjen e Kërkesës për ushtrimin e kësaj të drejte janë të publikuara në ueb-faqen e Ministrisë mls.gov.mk.

“Ministria e Vetëqeverisjes Lokale, në pajtim me Ligjin për Qasje të Lirë në Informata Publike, neni 10, dhe në pajtim me Konkluzionin e veçantë të Qeverisë për funksionalizimin e këtij neni, publikon në ueb faqen e saj të gjitha informatat dhe dokumentet që i krijon dhe me të cilat disponon brenda fushës së saj të punës. Specifikë e Ministrisë së Vetëqeverisjes Lokale është se ministria nuk ka në juridiksionin e saj asnjë shërbim që ua ofron drejtpërdrejt qytetarëve dhe, në këtë kuptim, nuk prodhon formularë për shërbime elektronike. Ministria e Vetëqeverisjes Lokale zbaton politika për zhvillimin e sistemit të vetëqeverisjes lokale, si dhe për zhvillimin lokal dhe të balancuar rajonal, dhe në kuadër të këtyre kompetencave komunikimi është i drejtuar kryesisht ndaj komunave dhe rajoneve planifikuese, si dhe ministrive tjera kompetente”, thuhet në përgjigjen e kësaj ministrie.

Në përgjigjen e Ministrisë së Punëve të Jashtme thuhet se momentalisht po punojnë për modifikimin e ueb-faqes, pasi nuk është e lehtë për qytetarët t’i marrin informatat e duhura, edhe pse ministria i pëmban të gjitha informatat që u nevojiten.

“Ueb-faqja e Ministrisë së Punëve të Jashtme përmban informacionet që u nevojiten qytetarëve. Disa nga këto informacione nuk janë lehtësisht të dukshme për qytetarët dhe për këtë arsye Ministria e Punëve të Jashtme aktualisht po punon për modifikimin e një pjese të ueb-faqes së saj për të përmirësuar dukshmërinë/qasjen e saj në informacione publike. Ndryshimi do të implementohet deri në fund të këtij viti”, thuhet në përgjigjen e MPJ.

Përfundime dhe rekomandime

Nga 16 ministri dhe 2 institucione tjera publike që u kontaktuan përmes telefonit duke marrë për bazë kontaktet e shpallura në ueb-faqet zyrtare, të qasshme më datën 05.10.2023 ishin vetëm 5 ministri, kurse më datën 09.10.2023 ishte e qasshme vetëm një ministri.

Ajo që mund të nxirret si përfundim nga ky hulumtim lidhur me qasshmërinë e institucioneve është se shumica e tyre nuk mund të kontaktohen lehtë. Prandaj është e domosdoshme të ndërmerren masa adekuate, duke filluar me prezencë të vazhdueshme në vend të punës dhe orar të punës të personave për kontakt telefonik me palët e interesuara. Në qoftë se ka të punësuar me detyrime të tilla, kjo nënkupton edhe mbikëqyrje adekuate të punonjësve mbi aktivitetet e tyre gjatë orarit të punës, pasi nga hulumtimi i IMA-s rezulton se një pjesë e madhe e tyre nuk janë në vendin e tyre të punës gjatë orarit të punës, ose nuk e kryejnë detyrën me rregull.

Aktivitete dhe masa duhet të ndërmerren edhe lidhur me përditësimin e kontakteve në ueb-faqet zyrtare të institucioneve. Për shembull, në ueb-faqen e Ministrisë së Punës dhe Politikës Sociale nuk mund të gjendet numri tyre i telefonit, e qytetarët duhet ta marrin nga ueb-faqja e Qeverisë, edhe pse ndoshta edhe ky numër nuk është i përditësuar pasi që kjo ministri ishte njëra nga ato që nuk u përgjigjën në telefonatat e IMA-s. Po ashtu, si shembull për mospërditësim janë edhe dy numrat telefonik në ueb-faqen Ministrisë së Sistemit politik dhe Marrëdhënieve ndërmjet Bashkësive, për të cilat operatori jep mesazhin se numrat nuk ekzistojnë, edhe pse figurojnë në rubrikën e kontakteve.

Nga përgjigjet e pyetjeve që iu dërguan të gjitha ministrive, asnjë ministri nuk e parashtroi si problem apo pengesë qasshmërinë. Përkundrazi, në përgjigjen për pyetjen e parë, të gjitha ministritë theksuan se kanë kanale adekuate të komunikimit ku qytetarët mund t’i kontaktojnë. Njëjtë edhe me çështjen e dokumenteve dhe transparencës, ku disa ministri e theksuan transparencën e tyre dhe mundësimin e legjislaturës, rregulloreve, formularëve  si dokumenteve të ndryshme të karakterit publik edhe në formë digjitale. Vetëm Ministria e Shëndetësisë e paraqiti nënshkrimin elektronik si një pengesë për plotësimin e formularëve dhe bëri me dije se po merren masa për të adresuar këtë problem.

Një problem tjetër që është hasur në të gjitha ueb-faqet e ministrive, e që nuk u përmend si pengesë nga ana e tyre, është përdorimi i zyrtar i gjuhës shqipe, si gjuhë të cilën e flasin mbi 20% e qytetarëve të vendit.

Shumica e ueb-faqeve në versionin shqip të institucioneve të përfshira në këtë hulumtim janë gjysmë-funksionale, ngaqë zakonisht mungojnë shumë dokumente apo edhe rubrika të tëra në gjuhën shqipe, ose mund të vërehet se faqja kryesore është e përthyer në gjuhën shqipe, mirëpo përmbajtjet brenda rubrikave dhe faqeve dytësore janë në gjuhën maqedonase. Mungesa e këtyre përmbajtjeve e bën versionin shqip të ueb-faqeve të pasigurt për t’u përdorur, që mund të jetë shkak që qytetarët të mos informohen saktë për çështje të caktuara që i kërkojnë, prandaj versioni në gjuhën maqedone automatikisht bëhet më praktik dhe më i besueshëm.

Mbi çështjen e përdorimit të gjuhës shqipe, në Ministrinë e Ekonomisë, edhe pse askush nuk u përgjigj në thirrjen telefonike, vërehet se në mesazhin e centralit automatik ku merret telefonata dhe jepen opsione për përdorim të gjuhës maqedonase dhe angleze, gjuha shqipe nuk jepet si opsion.

Nga aspekti i dizajnit të ueb-faqeve, vihet re që disa janë të përditësuara me dizajne më moderne, kurse disa janë më të vjetra si p.sh. ajo e Ministrisë së Punës dhe Politikave Sociale. Në ueb-faqen e Ministrisë së Transportit dhe Lidhjeve opsionet e gjuhëve përfaqësohen me flamur, kurse mungon flamuri shqiptar, mirëpo, në qoftë se kursori afrohet afër flamurit britanik në anën e djathtë, vetëm atëherë bëhet i dukshëm opsioni shqip. Për të lehtësuar qasjen në informacione për qytetarët, vetëm nga Ministria e Punëve të Jashtme informuan se janë duke bërë ridizajnim të një pjese të ueb-faqes, duke e marrë parasysh që edhe performonte dobët nga aspekti i shpejtësisë dhe i qartësisë.

Të gjitha këto sfida dhe pengesa tregojnë se lidhur me funksionalitetin e ueb-faqeve në më tepër aspekte duhet të ketë aktivitete të shtuara dhe një qasje të unifikuar dhe strategjike nga ana e institucioneve. Për këtë gjë mund të shfrytëzohet procesi i digjitalizimit të institucioneve dhe shërbimeve të cilit i prin Ministria për Shoqëri Informatike dhe Administratë, e cila duhet brenda këtij procesi t’i kushtojë vëmendje edhe funksionalitetit të ueb faqeve të institucioneve, të cilat janë shumë të rëndësishme për komunikim me qytetarët në këtë erë digjitale.

#демократски_институции #institucione_demokratike #democratic_institutions #CivicaMobilitas

​Projekti realizohet me mbështetje financiare përmes programit Civica Mobilitas
Picture

Disclaimer: Civika mobilitas është projekt i Agjencisë zvicerane për zhvillim dhe bashkëpunim (SDC), të cilin e zbatojnë NIRAS, MCMS dhe FCG. Mendimet e shprehura këtu jo domosdo i reflektojnë qëndrimet e Cvika mobilitas, SDC ose të organizatave zbatuese.